De nos jours, la conformité aux réglementations sur la protection des données personnelles est un enjeu de taille pour les entreprises. Avec l’implémentation du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en 2018, de nombreuses entreprises se sont vues dans l’obligation de nommer un Délégué à la Protection des Données (DPO). Cependant, tous les établissements n’ont pas la capacité ou les ressources nécessaires pour recruter un DPO interne. C’est là qu’intervient le DPO externalisé. Cet article vous guidera sur les éléments à connaître avant de faire appel à un DPO externalisé.
Qu’est-ce qu’un DPO externalisé ?
Le DPO (Délégué à la Protection des Données) est une personne en charge de superviser la conformité d’une organisation aux exigences légales relatives à la protection des données. Lorsqu’il est externalisé, cela signifie que l’entreprise choisit de confier cette responsabilité à un prestataire externe plutôt que de recruter un DPO en interne.
Pourquoi choisir un DPO externalisé ?
Le recours à un DPO externalisé présente plusieurs avantages. Tout d’abord, il permet à l’entreprise de bénéficier de l’expertise d’un professionnel sans devoir embaucher une personne à plein temps. C’est souvent un choix judicieux pour les entreprises de taille moyenne ou les start-ups qui n’ont pas les moyens d’allouer une ressource interne exclusivement dédiée à cette tâche. En outre, un DPO externalisé offre une certaine flexibilité : vous pouvez ajuster son niveau d’implication en fonction des besoins de l’entreprise.
Les rôles et missions du DPO externalisé
Le rôle principal d’un DPO, qu’il soit interne ou externalisé, est de veiller à ce que l’entreprise respecte la réglementation sur la protection des données. Cela inclut, entre autres :
- Sensibilisation et formation des employés : Le DPO doit informer et former le personnel de l’entreprise sur les bonnes pratiques de gestion des données personnelles.
- Gestion des risques : Il évalue les risques liés à la protection des données et aide à mettre en place des mesures pour les limiter.
- Veille juridique : Le DPO se tient informé des évolutions législatives et des nouvelles directives concernant la protection des données.
- Assistance en cas de violation de données : En cas de fuite de données, le DPO joue un rôle dans la gestion de l’incident et dans la communication avec les autorités de régulation, comme la CNIL.
- Réalisation d’audits : Le DPO externalisé procède régulièrement à des audits pour s’assurer que l’entreprise respecte bien toutes les exigences du RGPD.
Les avantages du DPO externalisé
Faire appel à un DPO externalisé présente plusieurs atouts non négligeables pour votre entreprise :
Flexibilité et économies
L’un des principaux avantages du DPO externalisé est sa flexibilité. En fonction de l’évolution de votre entreprise et de ses besoins en matière de protection des données, vous pouvez ajuster la fréquence et l’intensité des interventions. Vous ne payez que pour les services dont vous avez besoin, ce qui peut être plus rentable qu’un poste en interne.
Expertise spécialisée
Les prestataires qui proposent des services de DPO externalisé disposent souvent de spécialistes formés et expérimentés dans la gestion de la protection des données. Cela vous permet de bénéficier de compétences de haut niveau, sans avoir à investir dans des formations coûteuses.
Mise en conformité rapide
Le DPO externalisé connaît bien les exigences du RGPD et peut mettre en place rapidement des processus adaptés à votre organisation. Cela permet de gagner du temps et de garantir une mise en conformité dans les meilleurs délais.
Réduction des risques
Un DPO expérimenté saura identifier les failles de votre système de protection des données et mettre en place des solutions efficaces pour les combler. Cela réduit les risques de non-conformité, de fuites de données et de sanctions de la part des autorités de régulation.
Comment choisir un DPO externalisé ?
Le choix de votre DPO externalisé est une étape importante. Voici plusieurs critères à prendre en compte pour sélectionner le prestataire idéal :
L’expertise et la réputation du prestataire
Avant de vous engager, nous vous recommandons de vérifier les références et l’expérience du prestataire. Un DPO externalisé doit avoir une expertise avérée dans le domaine de la protection des données, et une bonne réputation est gage de qualité.
Les services proposés
Tous les DPO externalisés ne proposent pas les mêmes services. Il est donc important de définir vos besoins et de vous assurer que le prestataire choisi est capable de répondre à ces exigences. Demandez un devis détaillé pour savoir quels services sont inclus, notamment en matière de formation, d’audit, et de suivi des risques.
La proximité et la disponibilité
Il est essentiel de choisir un DPO externalisé qui soit disponible pour vous accompagner en cas de besoin. Même si l’externalisation implique une certaine distance géographique, assurez-vous que le prestataire sera réactif en cas de problème ou d’urgence.
Les coûts associés
Les coûts liés à un DPO externalisé varient selon les prestataires et le niveau de service souhaité. Il est donc important de comparer les prix en tenant compte de l’étendue des services offerts. N’oubliez pas que la qualité a un coût, et qu’un DPO expérimenté peut vous permettre d’éviter des sanctions financières liées à une mauvaise gestion des données.
Tableau des coûts d’un DPO externalisé
| Type de prestation | Coût mensuel approximatif | Description |
| Accompagnement basique | 1 000 à 2 000 € | Conseil de base, gestion des demandes de droits des personnes concernées. |
| Accompagnement avancé | 2 500 à 4 000 € | Audits réguliers, formation continue, gestion des incidents, veille juridique. |
| Full service | 4 000 à 6 000 € | Support complet, gestion proactive des risques, conseil stratégique, assistance permanente. |
Les risques liés à l’absence de DPO
Si vous ne faites pas appel à un DPO ou si vous négligez cette fonction, votre entreprise s’expose à plusieurs risques. Parmi eux, on trouve :
- Sanctions financières : En cas de non-conformité au RGPD, la CNIL peut infliger des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise, selon ce qui est le plus élevé.
- Perte de réputation : Une violation de données ou un non-respect des règles de confidentialité peut nuire gravement à la réputation de votre entreprise. Les clients sont de plus en plus sensibles à la protection de leurs données.
- Responsabilité civile : En cas de fuite de données, votre entreprise peut être tenue responsable des dommages causés aux personnes concernées.
Conclusion : le DPO externalisé, une solution efficace pour votre entreprise
Le DPO externalisé est une solution pertinente pour les entreprises qui souhaitent se conformer aux exigences du RGPD sans avoir à embaucher une personne à plein temps. Grâce à son expertise, sa flexibilité et son accompagnement, il vous permet de réduire les risques tout en garantissant la sécurité des données de vos clients et employés. Si vous vous demandez comment gérer cette fonction au sein de votre organisation, le DPO externalisé pourrait bien être la réponse à vos besoins.
FAQ
Quelles sont les obligations légales liées à la nomination d’un DPO ?
La désignation d’un DPO est obligatoire pour certaines entreprises, en particulier celles qui traitent des données sensibles à grande échelle ou qui surveillent régulièrement les données des personnes concernées. Si votre entreprise ne relève pas de ces critères, la désignation reste recommandée mais pas imposée.
Un DPO externalisé peut-il être responsable des violations de données ?
Le DPO externalisé est responsable de la mise en place des bonnes pratiques et de la conformité avec le RGPD, mais la responsabilité légale incombe à l’entreprise elle-même. Cependant, un DPO compétent peut minimiser les risques de violations.
Combien de temps faut-il pour mettre en place un DPO externalisé ?
Le temps nécessaire pour mettre en place un DPO externalisé dépend de la taille de l’entreprise et de la complexité des processus. En moyenne, la mise en conformité peut prendre quelques semaines à quelques mois.
Un DPO externalisé peut-il intervenir dans plusieurs entreprises à la fois ?
Oui, un DPO externalisé peut intervenir pour plusieurs entreprises, à condition qu’il puisse gérer efficacement les besoins de chaque client. Le prestataire doit être suffisamment disponible pour chaque entreprise.